Metodología de trabajo

El programa no presenta una metodología excluyente entre sí, ya que se utiliza una metodología activa, participativa y creativa, misma que se concreta en trabajos por proyectos, donde se organiza la investigación en torno al diseño y puesta en marcha de un Portal que ofrece un espacio en línea al profesorado para poder gestionar los documentos de gobierno y de la tarea educativa a través de una aplicación Web.

Una vez ejecutada con éxito la fase experimental del Programa se generalizó y tal como se comentó anteriormente, se encuentra implantado de forma plena en diversos centros educativos.

Aspectos básicos de la herramienta

Son cuatro los aspectos básicos considerados en el momento de diseñar, desarrollar y evaluar esta solución tecnológica para la gestión de los documentos digitales vía Web:

Uso de estándares abiertos y libres

Cuando se habla de estándar, se está haciendo referimos básicamente a un modelo, norma, patrón o referencia existente y reconocida en cuanto a una materia. En el caso de plataformas on-line de gestión de documentos, tendemos a pensar que los únicos tipos de software de gestión de contenidos que existen son de alguna marca específica líder en el mercado, que usan estándares privados, dependiendo, pues, de estos programas para dar continuidad a la vida de nuestros documentos. En este sentido, según Bustamante Donas, Gregorio Rodríguez y Sanz Cabrerizo (2007), el llamado “software libre” (SL) parece ir en la dirección que reclama la sociedad del conocimiento y la institución educativa, por su carácter participativo, capaz de usar la capacidad de colaboración entre personas para modificar programas y mejorar adaptaciones en función de nuevas necesidades. A nivel académico, el SL refleja mucho mejor los valores tradicionales de la investigación desde su propia definición de “libre”: libertad para analizar cómo trabaja un programa y adaptarlo a nuestras necesidades, libertad para mejorar un programa y compartir con otros las adaptaciones, beneficiando así a toda la comunidad educativa.

A nivel metodológico, se rompe el paradigma de maximización del beneficio individual, sustituyendo la competición por la convergencia de esfuerzos individuales, para conseguir un objetivo común. Se rompe un monopolio mental según el cual, más tenemos cuanto más guardamos para nosotros mismos. Partiendo de un modelo de constructivismo social, y por naturaleza pedagógica, según el cual la cultura y el conocimiento se crean compartiendo contenidos y significados en el proceso de enseñanza-aprendizaje, desde aquí, proclamamos una nueva lógica que va más allá del valor económico tradicional basado en la escasez. Las tecnologías de la información y la comunicación, como el conocimiento que generan, son valiosas porque muchos tienen acceso a ellas, y esa riqueza no se consume ni se agota, sino que se auto multiplica al compartirse.

Concretamente, para el desarrollo de este proyecto, basamos nuestra intervención en las facilidades que una plataforma de software libre como Moodle ofrece a la hora de crear un entorno de gestión de contenidos modular, intuitivo, sencillo, reutilizable y asequible que propicie un uso activo. Muestra de ello, es que dicho software ha sido empleado en múltiples estudios con diferentes finalidades (por ejemplo, Buela-Casal, 2004; Buela-Casal, 2005; Buela-Casal et al., 2005a; Buela-Casal et al., 2005b; Buela-Casal et al., 2005c; Buela-Casal, Bermúdez, Sierra, Quevedo-Blasco y Castro, 2009; Buela-Casal, Bermúdez, Sierra, Quevedo-Blasco y Castro, 2010 ) y con resultados satisfactorios. En definitiva, la adopción de estándares abiertos y libres facilita la compatibilidad e interoperabilidad, facilita la comunicación y la posibilidad de compartir datos e información y reduce el riesgo tecnológico de los consumidores, al eliminar las dependencias de un proveedor líder y dueño del estándar.

Seguridad de la Información

La seguridad de la información es la protección de la información con el fin de asegurar la continuidad de la integridad de los documentos. Por esta razón, la seguridad es un aspecto relevante a la hora de evaluar un sistema de información para la gestión documental. En este sentido, se debe garantizar la preservación de los aspectos enunciados en la tabla 2.

Tabla 2.

Integración de Flujos de Trabajo

Desde la perspectiva de la organización, lo más importante es que los sistemas de información sean un medio para mejorar la propia gestión y como tal, deben adaptarse a los procesos de ésta. Para esto, se requiere, que incorporen modelos de flujos de trabajo. Un flujo de trabajo describe una secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso. Por ello, un sistema de gestión documental debe describir modelos de flujo de trabajo, que permitan organizar y acceder a los documentos e incorporar información adicional en cada unidad administrativa de la secuencia (Martínez y Varela, 1996). La secuencia de posibles acciones que se incorpora en el “Programa Zenódoto” y se integran entre sí, son las siguientes:

Páginas de texto plano, fragmentos HTML, sistema de “subida” y “bajada” de archivos del servidor, enlaces Web, tareas, chat, consultas, base de datos con validación por firma, foros, glosarios, lecciones, cuestionarios, encuestas, talleres, etc.

Además de estos flujos de trabajo, el sistema debe ser flexible y compatible con los sistemas que ya cuenta la institución educativa, poseer un mecanismo de versionamiento (que sirva para almacenar distintas versiones de un archivo a lo largo del tiempo) y facilitar la Integración con otras formas de comunicación (véase tabla 3).

Tabla 3.

No obstante sumado a lo anterior, el correo electrónico es una forma ampliamente usada de comunicación y por tanto, es deseable también la integración del sistema de gestión documental con algunos usos del correo electrónico, por ejemplo, envío de avisos, alertas, recordatorios.

Ámbitos de aplicación

El ámbito de aplicación de este tipo de soluciones es amplio, pues toda organización educacional debe gestionar de alguna manera una cantidad importante de documentos digitalizados. De acuerdo a su naturaleza, las características de los procesos y sus necesidades, distintas organizaciones tendrán requerimientos distintos. Finalmente, no se puede olvidar, que para iniciar un proceso de adopción de tecnologías exitoso en la gestión de documentos de órganos de gobierno y coordinación docente se debe: identificar correctamente las necesidades de cada realidad: problemas y oportunidades; determinar los recursos disponibles y las restricciones; y asesorarse para evaluar en forma adecuada la solución tecnológica que mejor responda a cada necesidad.

Los contenidos a desarrollar de manera concreta son los siguientes:

- Promoción pedagogía constructivista social en la colaboración de una estructura de documentos de centro.

- Instalación y configuración plataforma que soporte PHP y la disponibilidad de una base de datos. - Instalación y configuración de formularios, foros, entradas, diarios, etcétera. Todo ellos con la posibilidad de ser editado usando un editor HTML.

En cuanto a la administración del sitio:

- Administración general por un usuario administrador de cada centro educativo, definido durante la instalación y configuración de cada perfil institucional.

- Personalización del sitio utilizando "temas" que redefinen los estilos, los colores del sitio, la tipografía, presentación, etc.

- Introducción de módulos de actividades específicos por órganos y unidades administrativas.

En cuanto a la Administración de usuarios:

- Incorporación de rangos de mecanismos de autenticación a través de módulos de autenticación (claves personalizadas) con altas manuales por el administrador del sitio.

- Cada usuario necesita sólo una cuenta para todo el servidor. Por otra parte, cada cuenta puede tener diferentes tipos de acceso. Con una cuenta de administrador que controla la creación de cursos y determina los profesores, asignando usuarios a los cursos.

- Seguridad: los usuarios pueden añadir una "clave de acceso" personalizada.

- Los órganos tienen una "clave de acceso" única con el fin de impedir el acceso de quienes no sean de esos órganos.

En cuanto a la documentación a gestionar y validar:

- Por el Propio “Programa Zenódoto”: Modelos de documentos de organización y funcionamiento de gobierno y didácticos.

- Por los departamentos didácticos: Actas, Programaciones, Memorias Finales, Inventario, etc.

- Por los órganos de gobierno: Reglamentos de organización y funcionamiento, Actas Claustros y Consejos Escolares, Planes anuales, Memorias, etc.

- Por inspección: cualquier documento de interés académico.

- Por alumnado, padres y madres: cualquier documento de interés académico.

En cuanto a otros aspectos:

- Tablón de anuncios para convocatorias reuniones y otros eventos de interés.

- Blog de notas personal para cada usuario. - Enlaces Web de interés para la comunidad educativa.

- Conexión con canales RSS remotos.

- Acuses de recepción de convocatorias para reuniones, etc.

Necesidades soporte técnico:

- Sistema de gestión de contenidos, de distribución libre, sobre el que tomar referencia para modificar y crear la plataforma adaptada a las necesidades planteadas.

- Registro de dominio:
www.zenódoto.com

- Servidor hosting con plataforma Linux

- Servicios de correo electrónico en cuentas de dominio

- Bases de Datos con servicio MySQL.