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Quince años de la RDU: reflexiones en torno a la edición digital

Aspectos técnicos relevantes en la transición de las revistas al entorno electrónico

Bardo Javier García Martínez
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Introducción

Nos encontramos en un momento de cambio para las revistas académicas en México. Actualmente, es posible observar una diversidad en los modelos de publicación, donde conviven
...surgen las plataformas de gestión editorial, cuya misión es trasladar el flujo de trabajo de las revistas al medio electrónico de la manera más transparente y eficaz posible.
las revistas impresas y electrónicas al mismo tiempo. Algunas de ellas emprenden la misión de incorporarse completamente al ámbito electrónico mientras que otras prefieren continuar su tiraje impreso: adicionalmente, se dan las publicaciones simultáneas en las que se asigna un periodo de embargo entre la versión impresa y la electrónica o incluso se publican de manera paralela. Esta conjunción de modelos ha ejercido cambios significativos en los procesos de trabajo en el ámbito editorial, exigiendo así una necesaria adaptación. Es por ello que surgen las plataformas de gestión editorial, cuya misión es trasladar el flujo de trabajo de las revistas al medio electrónico de la manera más transparente y eficaz posible.

Elección de la plataforma

Es importante elegir una plataforma de publicación electrónica que cumpla con las necesidades de publicación de una revista. Actualmente, en la UNAM, la mayoría de las dependencias que cuentan con una revista electrónica ocupan el sistema OJS (Open Journal Systems). Una de las principales razones para dicha elección se debe a que es un software libre, característica que no le resta eficiencia. Esta plataforma ha cumplido exitosamente en los últimos años con las exigencias requeridas para el trabajo editorial académico de la universidad.

Por otra parte, existen empresas editoriales que ofrecen sus propias plataformas de publicación electrónica –aunque la realidad es que, en la mayoría de los casos, el costo es muy alto–. La elección correcta de un sistema de publicación electrónica es primordial ya que esto determinará el futuro de la revista e impactará el trabajo día a día de todo el equipo editorial.

A pesar de que existe una cierta diversidad de plataformas disponibles actualmente, es difícil esperar que todas ellas se ajusten a las necesidades y perfiles de las revistas académicas universitarias y de investigación, ya que algunos sistemas se especializan en campos de conocimiento específicos, o bien, sus servicios son excesivamente caros. Algunos de éstos, que pueden parecer interesantes debido a la amplia gama de servicios y prestaciones de alta calidad que ofrecen, son los siguientes:
  • OJS - Public Knowledge Project (https://pkp.sfu.ca/ojs/)
  • EES - Elsevier (www.elsevier.com)
  • ScholarOne - Thomson Reuters (http://scholarone.com/)
  • BioMed - Springer (http://www.springer.com/gp/open-access/biomed-central/18430)
  • Project Euclid - Cornell University + editoriales selectas (https://projecteuclid.org)
  • Editorial Manager - Aries Systems (www.editorialmanager.com/)
  • Taylor & Francis Online - Taylor & Francis Group (www.tandf.co.uk/journals/)
  • Un proyecto relevante en esta lista es Project Euclid, creado por la propia Universidad de Cornell, pensado para ofrecer a sus revistas un sistema que se ajuste a sus necesidades particulares y garantice, de la mejor manera posible, su permanencia. Con el fin de ofrecer dichos servicios a un costo accesible, los encargados de este proyecto se asociaron con selectas editoriales sin perder su autonomía, marcando una gran iniciativa.

    Criterios para evaluar la plataforma

    Cuando un equipo editorial decide abordar una plataforma específica para llevar a cabo su publicación electrónica, es preciso trazar un plan a mediano plazo y, de ser posible, a largo plazo, realizando un estudio profundo de la plataforma, pensando en sus capacidades, su soporte y, lo más importante, la permanencia que tendrán las revistas alojadas en la misma.

    Se han presentado casos en los que, proyectos que no contaron con el suficiente apoyo, ya sea económico o técnico, se vieron en la necesidad de cerrar sus puertas. Esta situación compromete gravemente a las revistas que confiaron su existencia a dichos proyectos. Un ejemplo de ello es ePublishing Toolkit de Living Reviews, un desarrollo que, a pesar de ser interesante, durante el año 2014 se vio obligado a mostrar el siguiente anuncio: “The Max Planck Institute for Gravitational Physics (Albert Einstein Institute) is no longer able to operate Living Reviews in Relativity, but will continue to host the web site while the search for a long term solution for the journal is underway.” (MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT, 2014).

    Es necesaria una planeación y selección cuidadosa para evitar caer en ese tipo de situaciones. Un primer acercamiento para evaluar una plataforma de esta índole puede girar en torno a los siguientes seis aspectos:
  • Software: libre vs. costo.
  • Trabajo: apoyo humano/técnico vs. autonomía.
  • Interfase de trabajo: intuitivo vs. complejo.
  • Flujo de trabajo: correcta imitación del trabajo editorial tradicional.
  • Permanencia: ¿por cuánto tiempo puede continuar la publicación?
  • Desarrollo y mantenimiento: comunidad global de desarrollo vs. desarrollo privado.
  • Con estos criterios en mente, es posible saber si una plataforma se ajusta o no a las necesidades de la revista que se desea publicar. Es muy recomendable mantenerse informado de los desarrollos en este campo. Para esto, el sistema OJS cuenta con foros de soporte en el sitio web de PKP donde se da un espacio para soporte y discusión editorial, al igual que soporte técnico y desarrollo de la plataforma.

    Por otra parte, aun cuando una revista utilice una plataforma de software libre, es aconsejable observar el progreso de las plataformas privadas, las cuales se pueden tener en cuenta para realizar sugerencias de mejora al sistema. La mayor utilidad que ofrece este monitoreo radica en ir ganando una mayor adaptabilidad a las constantes actualizaciones de la plataforma elegida.

    En Practical steps for implementing Open Access. Tools and Platforms (SWAN y CHAN, 2012) se puede encontrar un estudio muy completo sobre las características para evaluar plataformas de publicación electrónica. Éste, a pesar de no ser un trabajo reciente, sigue teniendo vigencia gracias a su análisis meticuloso y profundo. En general, los cinco criterios para evaluación que ofrece este trabajo son los siguientes:
    1. Acceso y diseminación: opciones de acceso, formatos de archivos, apoyo para formatos de archivos complementarios, notificaciones email/RSS, compatibilidad con motores de búsqueda, acceso a cosechadores de metadatos, apoyo para estadísticas de uso, herramientas de valor agregado, capacidad para traslado a catálogo y bases de datos.
    2. Preservación: capacidad para realizar respaldos, uso de la plataforma en conjunto con repositorios institucionales, uso de sistemas de preservación (como LOCKSS), métodos de preservación internos de la plataforma.
    3. Administración del flujo de trabajo: administración y envíos de artículos, administración de revisión a ciegas, edición de maquetación y revisión final.
    4. Flexibilidad general: facilidad de adaptación a necesidades específicas, modificación del código, costo de servicios personalizados, capacidad de migración a otros sistemas. Opciones de alojamiento: personal, institucional, comercial.

    Flujo de trabajo

    Otro aspecto muy importante para las revistas es el flujo de trabajo al que se enfrenta el equipo editorial. Este proceso se ve impactado directamente cuando una revista emprende su incursión en las plataformas electrónicas. La transición de una revista no puede hacerse de la noche a la mañana, pues debe pasar por un proceso bien planeado y es posible que llegue a ser complicado, ya que involucra a un gran número de personas. Es pertinente tener esto presente, ya que la diversidad de modelos de publicación de revistas presenta muchos retos al editor, y es la necesidad de resolverlos lo que ha dado paso a tres tipos de flujos de trabajo:
    1. Flujo de trabajo impreso. Éste es un proceso de trabajo con el que todos los editores están familiarizados. En él, se ven involucrados los editores responsables, editores asistentes y de sección, correctores de estilo, revisores, diseñadores, impresor y un sistema de distribución (complejo o sencillo dependiendo del enfoque de la revista), y cada artículo debe pasar por la revisión a ciegas mientras el editor da seguimiento del proceso hasta llegar a la decisión final de publicación.



    2. Flujo de trabajo electrónico. En éste se aprecia un cambio en el equipo de trabajo. Si bien el equipo tradicional sigue estando presente, se observa que, gracias a las exigencias de la tecnología, hay una incursión de nuevas figuras en el flujo de trabajo, incluyendo al administrador, al gestor, e incluso aparece el lector como una parte activa de la plataforma, ya que, gracias a las herramientas de lectura, puede comentar directamente al autor y recomendar o compartir un artículo. Cuando el equipo editorial se encuentra enteramente familiarizado con el trabajo del gestor de contenidos, puede conservarse íntegro su flujo de trabajo tradicional. Los roles de trabajo permiten delinear perfectamente las responsabilidades de cada miembro del equipo.


    La estructura de los gestores de contenidos para revistas académicas ha provocado un cambio radical en la presentación de las mismas, ya que con ellos surge una tendencia de proyectos en los que se puede agrupar un gran número de revistas dentro de un solo portal.



    La ventaja de esto, para todas las revistas que se encuentran alojadas dentro de un mismo portal, consiste en compartir usuarios gestores, editores y revisores sin importar que las revistas pertenezcan a diversas dependencias. Adicionalmente a ello, este tipo de proyectos impulsa de manera conjunta la visibilidad de los contenidos que ofrecen.

    Ahora es posible contar con diversas opciones que garanticen la permanencia y visibilidad de los artículos en línea, así como la relativa transparencia para todo el proceso de trabajo, ya que se pueden rastrear todos los pasos de trabajo del envío del artículo de principio a fin, lo cual es de suma importancia para el ingreso a los índices de revistas.

    Este tipo de flujo de trabajo aplica para las publicaciones que son únicamente electrónicas, así como para las que comenzaron su vida impresa y que posteriormente continúan en el modelo electrónico.

    Para las revistas que manejan una versión electrónica paralela a su versión impresa, el flujo de trabajo puede ser tradicional o electrónico, ya que el contenido final se publicará en la plataforma al mismo tiempo que se enviará al impresor.



    En cuanto a las revistas impresas que cuentan con un tiempo de embargo para publicar su versión electrónica, el proceso es sencillo. Éste puede realizarse (en el caso de la plataforma OJS) mediante un conector de importación llamado Quicksubmmit, el cual publica un artículo en un solo paso.



    Este conector es la modalidad más directa que tiene dicha plataforma para publicar artículos, y equivale al método más corto de publicación en el que se ven involucrados únicamente los roles del autor y el editor.
    3. Flujo de trabajo híbrido. Para enfrentar una transición al ámbito electrónico de manera fluida y adaptable, el equipo editorial debe llevar a cabo una planeación a mediano y largo plazo, ya que hay un gran número de personas involucradas durante todo el proceso. Los gestores de contenido, como el OJS, han sido diseñados pensando en los retos a los que se enfrenta una revista durante la transición de un modelo de trabajo a otro.
    Esta transición se realiza desde el interior hacia el exterior del equipo, es decir, que primero se capacita a los editores y encargados de la gestión interna. Esta fase es la más importante, ya que son ellos quienes tendrán la responsabilidad de dar seguimiento a los artículos.

    Una vez que el equipo de editores domine la plataforma, se procede a involucrar a los correctores de estilo para que den continuidad al proceso de trabajo en la misma. Hasta este punto se contempla el grupo de trabajo interno de la revista. El siguiente paso es impulsar a los árbitros de la publicación hacia el modelo de trabajo electrónico, invitarlos a llevar a cabo el arbitraje mediante el gestor de contenidos. Es posible que éste sea el paso que tome más tiempo, ya que una revista arbitrada generalmente cuenta con una cartera amplia de revisores, y no todos querrán cambiar sus métodos fácilmente. Es la misión del editor apoyarlos durante este cambio, haciéndoles saber que recibirán todo el apoyo posible.

    Finalmente, se invita a los autores a hacer sus contribuciones mediante la plataforma. Incluso a aquellos que ya han publicado previamente y realizan su envío por correo electrónico se les puede proporcionar el enlace para la revista electrónica acompañado de una breve explicación del proceso.



    Durante esta transición es necesario combinar el trabajo tradicional con el electrónico, sin olvidar que, incluso en el caso de las revistas que laboran principalmente de manera tradicional, es posible apoyar la recepción de sus artículos mediante la plataforma de gestión de contenidos (Content Management System o CMS por sus siglas en inglés).

    Para las revistas que han logrado una transición exitosa al ámbito electrónico, pero aún requieren de ejemplares impresos, existe una tendencia llamada Print on Demand (impresión bajo demanda), que consiste en empresas dedicadas a hacer tirajes pequeños, encargadas incluso de la distribución de los mismos.

    El proceso de trabajo en estas revistas se lleva a cabo con el flujo de trabajo electrónico. En la última parte del proceso se preparan archivos en alta resolución para el impresor al mismo tiempo que se publican en su versión electrónica.

    Formatos e idiomas

    Formatos

    Un aspecto imprescindible que no se puede pasar por alto durante la transición de las revistas son los formatos para lectura de los artículos. Actualmente, los más utilizados en los gestores de contenido son el PDF y HTML.
  • PDF. Permite la lectura en diversos dispositivos, la descarga del archivo en texto completo, su impresión, así como una cierta flexibilidad en metadatos incrustados al documento. Asimismo, ofrece la restricción de características de impresión y descarga si así se desea. Por otra parte, puede llegar a exigir mayor espacio en línea y por ende un ancho de banda para su descarga.
  • HTML. Este formato ocupa menos espacio para su publicación en línea, y por lo tanto, tiene un despliegue mucho más eficiente y ofrece una visualización limpia en dispositivos móviles, pero exige más trabajo para su elaboración.
  • XML. Es un tercer formato que brinda una gran eficiencia para el marcaje de la información del artículo. Se trata de un estándar para la recuperación de información y medición de citas e impacto de los artículos, sin embargo, no sirve para la consulta de los artículos por los lectores.
  • Idiomas

    En muchos casos, las exigencias de las revistas académicas y de investigación dictan la publicación de sus artículos en distintos idiomas. Los primeros aspectos que se deben tomar en cuenta para ello son: título, resumen, palabras clave y la información acerca del autor.

    Posteriormente, y sólo si se decide emprender el compromiso de ofrecer la diversidad de idiomas de una manera más amplia, se pueden incluir las políticas de la revista, información institucional de la entidad responsable de la revista y el texto completo del artículo. En caso de llevar a cabo esta labor en OJS, se pueden publicar dos o más archivos PDF (dentro de la sección de galerada como Editor). Si la revista publica sus artículos en HTML, también puede ofrecer más de una sola versión del texto completo en este formato.

    Conclusiones

    Nos encontramos en un momento importante de transición en lo que respecta a las revistas académicas y de investigación. Las tecnologías les han permitido incursionar al entorno electrónico de una forma en la que, para generaciones anteriores, no hubiera sido posible. Sin embargo, es menester de los editores responsables enfrentar este cambio de una manera bien planeada, tomando en cuenta todos los aspectos que involucran este cambio. El editor debe contar con suficiente criterio para elegir correctamente una plataforma, entender plenamente las ventajas que le ofrece la nueva tecnología y hacer una amplia exploración de lo que ya tiene en uso. Para cada paso que dé durante esta transición debe estar totalmente informado. No hay que olvidar que es posible aprender de los casos de éxito en el campo e incluso de los casos fallidos, así como que las plataformas de publicación electrónica son amplias y cuentan con muchos aspectos que han de ser considerados.

    El flujo de trabajo es una parte esencial para la transición de las revistas al ámbito electrónico. Es por ello que el editor debe entender los cambios generados por las exigencias tecnológicas del momento, ya que esto conlleva a enfrentar grandes modificaciones en su manera de publicar y distribuir. Actualmente, las plataformas buscan adaptarse al trabajo editorial y no a la inversa, situación que facilita en buena medida la transición a la que se enfrenta todo el equipo editorial.

    Finalmente, el equipo editorial debe saber administrar de manera óptima los esfuerzos humanos y las capacidades tecnológicas que tiene para lograr una transición exitosa, sin perder de vista las metas iniciales de la revista.fin

    Bibliografía

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    2015 Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons
    Bardo Javier García Martínez
    Técnico ácadémico responsable de la revista electrónica Biblioteca Universitaria, Dirección General de Bibliotecas, UNAM.

    Bardo Javier García Martínez Es maestro en Creatividad para el Diseño por la Escuela de Diseño del Instituto Nacional de Bellas Artes, cuenta con la especialidad Advanced Web Design y actualmente cursa el tercer semestre del Doctorado en Bibliotecología y Estudios de la Información de la UNAM. Es responsable de la gestión y actualización de la versión electrónica de la revista Biblioteca Universitaria, editada por la Dirección General de Bibliotecas, (DGB) de la UNAM, y ha realizado algunas contribuciones académicas como autor de artículos y reseñas de libros en dicha revista.

    Participó como ponente en el 6o Congreso del Colegio Nacional de Bibliotecarios y es coautor de una ponencia presentada en las XXXVIII Jornadas de Biblioteconomía. Ha impartido diversos cursos en torno al gestor de contenidos OJS dentro de la DGB UNAM como parte del programa de talleres del Seminario Permanente para Editores de la UNAM; también ha tenido la oportunidad de impartir dichos cursos en la Universidad de Guadalajara y en dos campus de la Universidad de Quintana Roo.
    GARCÍA Martínez, Bardo Javier "Aspectos técnicos relevantes en la transición de las revistas al entorno electrónico" Revista Digital Universitaria [en línea]. 1 de marzo de 2015, Vol. 16, No.3 [Consultada:]. Disponible en Internet: <http://www.revista.unam.mx/vol.16/num3/art16/index.html> ISSN: 1607-6079.

    Aspectos técnicos relevantes en la transición de las revistas al entorno electrónico

    Bardo Javier García Martínez

    El presente trabajo aborda algunos aspectos que son de gran relevancia para las revistas académicas y científicas que pasan por la transición hacia el ámbito electrónico. Para este fin, toma como eje la experiencia de la UNAM con la plataforma OJS, con un enfoque en las características necesarias para seleccionar un sistema de gestión de contenido, el impacto que tiene la transición en el flujo de trabajo editorial, así como la diversidad de formatos e idiomas que se presentan en dichas plataformas.

    Palabras clave: revistas electrónicas, transición, formato digital, sistema de gestión de contenido, flujo editorial