Palabras Clave: libros electrónicos bibliotecas desarrollo de colecciones.

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Introducción

El presente artículo describe la experiencia de las bibliotecas de la DGSCA en la búsqueda de contenidos digitales, como parte del desarrollo de colecciones bibliográficas, a fin de ofrecer a la comunidad universitaria el acceso a servicios de información electrónicos.

El proceso de búsqueda y selección de proveedores de contenidos digitales es una tarea compleja que recupera procedimientos de la adquisición de obras impresas, pero al mismo tiempo introduce nuevas formas que conllevan al replanteamiento de procesos, controles y políticas.

El documento muestra cada una de las etapas que se siguieron para el logro del objetivo establecido. En el contexto de las tecnologías de la información, el libro electrónico forma parte de las colecciones y los servicios de bibliotecas escolares, públicas, académicas, universitarias, especializadas y corporativas, principalmente, en algunos países del mundo, en menor o mayor grado. En México el sistema bibliotecario de la UNAM desarrolla, desde hace tiempo, esfuerzos encaminados a proveer herramientas y productos de información, que apoyen las tareas sustantivas de la comunidad en los rubros de educación, investigación y extensión de la cultura.

Antecedentes

La Dirección General de Servicios de Cómputo Académico (DGSCA) de la UNAM proporciona servicios de capacitación y actualización, en cómputo y telecomunicaciones. También brinda apoyo a la administración y la investigación, mediante herramientas de tecnología de punta, que la hacen destacar como dependencia líder en su ramo en los niveles local, nacional e internacional. Cada una de las áreas que la integran contempla acciones dirigidas a refrendar esa posición, desde su particular ámbito, por lo que las bibliotecas no podrían ser la excepción.

Bajo esta premisa, desde hace dos años se ha consultado y revisado periódicamente la literatura sobre tecnologías de la información, destacando el rubro de los libros electrónicos. Se ha seguido con especial interés la gestación, desarrollo y ocaso de los proyectos de contenidos digitales, principalmente a nivel internacional.

En este tenor se observó un auge en tareas de digitalización, en donde prevalecían los proyectos de emigración de textos impresos a bytes, cuando las condiciones así lo permitían, esto, cuando los títulos eran de dominio público; los derechos de autor correspondían a las organizaciones líderes de los proyectos, y existían convenios de autorización por parte de los editores y los autores.

Sin embargo, considerando la naturaleza y las características de los acervos de las bibliotecas de la DGSCA, se estimó conveniente dirigir las acciones en la búsqueda de propuestas y modelos que proveyeran esos contenidos en forma electrónica.

De acuerdo a analistas de eduventures.com, en el nuevo siglo las bibliotecas electrónicas serán importantes recursos de investigación y referencia para estudiantes, académicos y hombres de negocios. Asimismo el mercado de los servicios de las denominadas "e-libraries" rebasarán los 850 millones de dólares anuales para el 2004, en comparación con los 250 millones de dólares del 2001. (Chen, 2001).

El reporte antes señalado plantea el desarrollo de la industria de las bibliotecas electrónicas en 3 etapas: la primera, de preparación, de 1998 al 2000; la segunda, denominada lucha de los modelos de negocios en el 2001, y la tercera, la de integración de canales de contenido, del 2002 al 2004.Estimaciones revelan la importancia de las bibliotecas electrónicas como industria y proveedoras de contenidos. En este aspecto se inserta la experiencia de las bibliotecas de la DGSCA.

Rol del Profesional

El personal profesional desempeña un papel fundamental en este proceso, al igual que lo hace en los procesos de selección y adquisición de materiales bibliográficos, de manera tradicional. Como señala Negrete (Negrete, 2001), en el ambiente tecnológico es necesario que el bibliotecólogo desarrolle nuevas habilidades que le permitan utilizar la tecnología, así como tener un conocimiento permanente sobre el comportamiento editorial e informativo, y las fuentes especializadas que apoyen en el proceso de selección.

En este orden de ideas, la experiencia anotada contribuye con las siguientes:1. Revisar los proyectos líderes en la materia;2. Analizar los modelos vigentes;3. Elaborar resúmenes y presentaciones para la comunidad de la dependencia, centro, facultad, instituto, dirección, escuela, etcétera;4. Explorar contrataciones compartidas, y5. Redefinir el proyecto hasta alcanzar el consenso de la comunidad.

Proveedores de Contenidos

El mercado de proveedores de contenidos digitales es diverso y dinámico. Cada uno representa una opción válida, dependiendo de las necesidades del cliente. Para el caso de las bibliotecas de la DGSCA, se consideró pertinente explorar la opción de Netlibrary (1) por las razones siguientes :1. Colecciones organizadas por tipos de biblioteca;2. Políticas de desarrollo de colecciones, acordes a las recomendaciones de reconocidas asociaciones internacionales de bibliotecarios, y3. Apegarse a un modelo tradicional de biblioteca.

El primer punto permitió ubicar fácilmente los títulos de Ciencia de la Computación, correspondientes a un nivel de biblioteca académica, lo que denota que la información está oportunamente organizada y jerarquizada. El segundo aspecto reveló un principio metodológico del quehacer bibliotecario y el tercer punto, refrendó una característica básica en toda organización cuyo eje central es la información. Tres vertientes confluyen en el concepto de biblioteca, como la columna vertebral del modelo antes señalado.

Netlibrary

Los primeros contactos se establecieron por correo electrónico en el segundo semestre de 2000. La Coordinación de Bibliotecas de la DGSCA mantuvo un intercambio de impresiones y preguntas con personal de la compañía Netlibrary en Boulder, Colorado. Después de algunos meses, el 30 de abril de 2001 se organizó en el auditorio de la DGSCA la presentación titulada "El libro electrónico y la estrategia de Netlibrary", a cargo del Dr. Gary J. Brown, de Blackwell's Book Services (Lugo, 2001). El encuentro causó expectación entre la comunidad universitaria, la que se mostró interesada en este tipo de productos. Se pretendía adquirir 500 títulos en la opción denominada "a perpetuidad". A fines de ese año, el Dr. Brown impartió otra plática en la UNAM sobre el tema del libro electrónico. En esa ocasión fue convocado por la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad.

Los primeros pasos estaban dados y en los meses siguientes continuarían las negociaciones. Al año siguiente, en el mes de abril, se realizó una nueva presentación en torno a libros electrónicos en el Instituto de Física, a cargo del Lic. José Antonio Yáñez de la Peña, en su calidad de Director de OCLC México. Finalmente, en el mes de noviembre de 2002 se concretó la contratación temporal de acceso a cerca de 150 títulos de la colección académica de Ciencia de la Computación, por parte de las bibliotecas de la DGSCA.

Literatura Especializada

El ejercicio de revisar la literatura especializada sobre el proveedor propuesto es un indicador a tomar en cuenta en el proceso de selección. Durante este periodo se mantuvo especial interés en lo que se publicaba sobre Netlibrary, a fin de tener otras experiencias y puntos de vista, que bien podían reforzar o eliminar la opción propuesta. La información recabada aportó elementos que reforzaron la viabilidad del proyecto propuesto.

Sitio del Proveedor

Representa una fuente de información vital para el bibliotecario. La visita diaria es obligada, a partir del momento en que se tiene en mente un proveedor. Dentro de la misma se revisaron los elementos siguientes:1. Documentación disponible (política de desarrollo de colecciones, términos de uso, contratos, etcétera);2. Editoriales que integran los fondos bibliográficos;3. Fechas de edición4. Cobertura temática (8 áreas en Ciencia de la Computación);5. Precios (además se cotejaron con otros servicios en línea);6. Herramientas disponibles;7. Normalización de la información ( formatos y estándares);8. Capacitación, y9.

Infraestructura tecnológica

La revisión de los documentos anotados en el punto 1, fue de utilidad porque se observó que los contenidos respondían a criterios académicos previamente establecidos, así como la información adicional de los términos de uso. En el punto 2 se identificaron los mismos sellos editoriales de las obras impresas, que conforman los acervos de las bibliotecas de la DGSCA. En el punto 3 se constató que fueran contenidos actuales en torno a la fecha de edición, aunque también existen materiales con fechas anteriores.

En el punto 4 se detectaron los subtemas del Cómputo contemplados y la incorporación de nuevos. Los datos proporcionados en el punto 5 fueron la base de comparación con otras compañías. El punto 6 mostró el conjunto de instrumentos habilitados para el uso del modelo. El punto 7 reflejó el uso de normas y estándares internacionales vitales en la industria de la información. El punto 8 reveló que la consulta de la información se hacía de manera intuitiva y el punto 9 determinó la compatibilidad con la red interna.

Además es pertinente considerar si el proveedor cuenta con representación en el país. En un principio, la comunicación entre la Coordinación de Bibliotecas de DGSCA y Netlibrary, fue a través de correo electrónico, y en ocasiones esporádicas, vía telefónica. En los meses recientes se llevaron a cabo reuniones con su representante en México. En resumen, esto elementos dieron certidumbre al proyecto propuesto.

Cuentas de acceso

El solicitar y tramitar cuentas de acceso de prueba, es fundamental para conocer y evaluar los contenidos y los servicios del proveedor. En la práctica es un procedimiento que sólo requiere llenar cierto formulario para ser enviado por correo electrónico.

Una vez obtenidas las cuentas de acceso, es necesario planear el tiempo de consulta por día, con el fin de explorar dicho recurso en su totalidad, Se recomienda anotar en una bitácora los pormenores y las dudas, La comunicación con el personal de la organización proveedora de los contenidos, es de utilidad para resolver las interrogantes.

Comité de Libro Electrónico

Los pasados meses de junio y julio se revisó nuevamente, en periodo de prueba, la colección electrónica de OCLC Netlibrary, ahora en el marco de los trabajos desarrollados por el Comité de Libro Electrónico de la UNAM, formado a iniciativa de la Dirección General de Bibliotecas e integrado por bibliotecarios profesionales de los niveles de bachillerato, licenciatura y posgrado, así como de la Administración Central. (2) La DGSCA es miembro de dicho Comité.

Sondeo

Aprovechando el periodo de prueba antes mencionado, en las bibliotecas de la DGSCA se diseñó un cuestionario para conocer la opinión de los usuarios en torno al uso del libro electrónico. El personal bibliotecario de las sedes de Ciudad Universitaria y los Centros Mascarones y Nuevo León, aplicó los cuestionarios del 8 al 19 de julio. Ciertamente la muestra seleccionada, de 5 a 10 usuarios por sede, fue pequeña y seguramente no representativa, pero como ejercicio se esperaban elementos para un primer análisis en el uso de libros electrónicos en bibliotecas de la UNAM.

En la primera parte del cuestionario se solicitó información general sobre el usuario: nombre, edad, departamento al que pertenece, puesto, escolaridad, correo electrónico y teléfono.En la segunda parte se integraron 11 preguntas de las cuales 8 fueron de opción múltiple y 3 abiertas, con el propósito de que el usuario vertiera su impresión sobre qué buscó, qué títulos consultó y qué opinión le mereció el servicio.

En la biblioteca DGSCA-Ciudad Universitaria respondieron 10 usuarios, cuya edad promedio fue de 30 años, académicos, grado de licenciatura y todos con cuenta de correo electrónico. En torno a la interfaz 6 de ellos, consideraron que la pantalla está bien. Todos utilizaron el motor de búsqueda y el promedio los marcadores, los favoritos y el diccionario como fuente de referencia. Las búsquedas y consultas realizadas versaron sobre: Administración de Recursos Humanos, Bases de Datos, Criptografía, Educación a Distancia, Historia, Lenguajes de Programación, Liderazgo, Realidad Virtual, Seguridad, Sistemas Operativos y Web.

Respecto a los contenidos, a 7 les parecieron actuales, a 2, obsoletos, y 1 no contestó. La lectura en pantalla fue calificada de inadecuada por 6 usuarios, mientras que a 4 les pareció adecuada. Los encuestados coincidieron que es conveniente que la UNAM ofrezca este tipo de servicios. De ellos, 8 estuvieron de acuerdo en que fuera la biblioteca la que lo proporcionara.

Por último, la mayoría de los usuarios anotaron que los libros impresos siguen siendo su principal fuente de información. En la biblioteca DGSCA-Centro Mascarones se encuestaron a 9 usuarios, cuya edad fluctuó entre los 17 y 28 años, principalmente personal de apoyo, grado de licenciatura y 9 de ellos con cuenta de correo electrónico.

En torno a la interfaz, 6 de ellos consideraron que la pantalla está bien y 3, que es regular. La mayoría utilizó el motor de búsqueda. Las consultas realizadas versaron sobre: Lenguajes de Programación, Literatura, Pedagogía, Psicología y Sistemas Operativos.

Respecto a los contenidos, a 7 les parecieron actuales y 2, no contestaron. La lectura en pantalla fue calificada adecuada por 8 usuarios, e inadecuada por uno. Mientras tanto, ocho encuestados consideraron conveniente que la UNAM ofrezca este tipo de servicios y 6 estuvieron de acuerdo en que fuera la biblioteca la que lo proporcionara. Por último, la mayoría de los usuarios anotaron que los libros impresos siguen siendo su principal fuente de información.

En la biblioteca DGSCA-Centro Nuevo León se encuestaron a 5 usuarios, cuya edad fluctuó entre los 22 y 35 años, principalmente personal académico, grado de licenciatura y todos con cuenta de correo electrónico. En torno a la interfaz, 4 de ellos consideraron que la pantalla está bien y 1, regular. Todos utilizaron el motor de búsqueda. Las consultas realizadas versaron sobre: Bases de Datos, Computación, Lenguajes de Programación, Protocolos y Telecomunicaciones.

Respecto a los contenidos, a 4 les parecieron actuales y a uno, obsoletos. La lectura en pantalla fue calificada adecuada por 4 usuarios, e inadecuada por uno. Mientras tanto, todos consideraron conveniente que la UNAM ofrezca este tipo de servicios y 4 estuvieron de acuerdo en que fuera la biblioteca la que los proporcione. Por último, 3 de los usuarios anotaron que los libros impresos siguen siendo su principal fuente de información. Estos resultados se presentan de manera sucinta, pero trazan esquemas para futuros análisis.

Comisión de Bibliotecas

En el ámbito de la UNAM, las Comisiones de Bibliotecas son órganos colegiados que tienen, entre otras funciones, las de "seleccionar el material documental, a partir de la bibliografía básica que le haga llegar el personal académico, y demás usuarios". (3) En apego a esta normatividad la Coordinación de Bibliotecas de la DGSCA presentó la propuesta de la contratación de contenidos de OCLC Netlibrary a la Comisión de Bibliotecas, según quedó registrado en el acta número 18.La propuesta fue autorizada y, además, se estuvo de acuerdo en que el Coordinador de Bibliotecas firmara el contrato de acceso por un año a los contenidos mencionados.

Proceso Administrativo

La erogación del servicio contratado se hizo con cargo a la partida 521, de libros. La siguiente etapa fue documentar ante la Unidad Administrativa de la dependencia la tramitación del pago, anexando documentos como los que a continuación se indican:1. Formato de trámite de pago de la biblioteca;2. Justificación del servicio a contratar3. Cotización;4. Factura;5. Listado de los títulos de libros contratados;6. Contrato, y7. Acta de la Comisión de Bibliotecas. Más tarde, la Unidad Administrativa de la dependencia elaboró la Forma Múltiple de Gastos y recabó las firmas conducentes. Al mismo tiempo, una copia de esos documentos se turnaron al Departamento de Adquisiciones de la Dirección General de Bibliotecas, como parte del proceso administrativo.

Es importante señalar que, en el caso de los contenidos digitales, se requiere replantear procedimientos de control, registro y seguimiento, dado que en el caso reseñado se trata de una contratación por tiempo determinado y al término de la misma seguramente habrá cambios en títulos y precios.

Por su parte, la Coordinación de Bibliotecas de la DGSCA tramitó ante OCLC Netlibrary la activación de la cuenta por medio del "Account Setup Worksheet", especificando que los accesos serían por direcciones IP de dos segmentos de RedUNAM, 132.248.*.* y 132.247.*.*., así como los URL's www.unam.mx, www.dgbiblio.unam.mx y biblioteca.dgsca.unam.mx . Asimismo se enviaron los logotipos de la UNAM y de la DGSCA para ser insertados en la página del servicio.

Difusión del Servicio

En la medida en que tenga conocimiento de la disponibilidad de estos acervos, la comunidad universitaria los podrá incorporar a sus tareas diarias. Para ello fue imperante contar con estrategias específicas para difundir y promocionar este nuevo servicio de información. El presente artículo es una de las primeras acciones, seguidas por la elaboración de notas informativas, posters y trípticos, así como cursos sobre "El uso de los libros electrónicos" y la organización de seminarios, con la participación de reconocidos especialistas.

Cuestionario

El modelo de cuestionario utilizado para obtener la opinión de los usuarios de la biblioteca de Ciudad Universitaria, así como de los centros Nuevo León y Mascarones, es el siguiente:

1. La pantalla de los libros electrónicos de OCLC Netlibrary, le parece:
a) Buena
b) Regular
c) Mala
¿Por qué?

2. ¿Qué herramientas de esta interface utilizó?
a) Motor de búsqueda
b) Marcadores
c) Notas
d) Favoritos
e) Diccionario
f) Otra. Indique ¿cuál?

3. ¿Sobre qué temática fue su búsqueda?

4. De la búsqueda que realizó ¿cuáles fueron los títulos que consultó?

5. Los contenidos le parecen:
a) Actuales
b) Obsoletos
No dato ¿Por qué?

6. La lectura en pantalla le parece:
a) Adecuada
b) Inadecuada ¿Qué le faltaría?

7. Considera conveniente que la UNAM ofrezca este tipo de servicios:
a) Sí
b) No ¿Por qué?

8. La biblioteca debería ofrecer este servicio:
a) Sí
b)No
No dato ¿Por qué?

9. Marque en orden de prioridad del 1 al 8 las colecciones que mayor utilidad tienen para usted
( __ ) libros impresos
( __ ) libros electrónicos
( __ ) revistas impresas
( __ ) revistas electrónicas
( __ ) manuales impresos
( __ ) manuales en línea
( __ ) tesis impresas
( __ ) tesis en línea

10. En caso de contratar el servicio de libros electrónicos, ¿dónde consultaría la información?
a) Biblioteca
b) Oficina
c) Laboratorio
d) Casa
e) Otro. Especifique

11. Comentarios

Agradecimientos

En especial al personal de las bibliotecas de la DGSCA: los licenciados Jorge Alberto Colín Rojas, Soledad Mendoza Morales y Xóchitl Aguilar González, de Ciudad Universitaria, Centro Mascarones y Centro Nuevo León, respectivamente, por la aplicación de los cuestionarios.

Conclusiones

El caso mostrado únicamente sistematiza ciertos procesos dentro de las actividades efectuadas en el desarrollo de colecciones bibliográficas, lo que puede ser de utilidad para otras dependencias interesadas en incorporar contenidos digitales a sus acervos.

La experiencia anotada se circunscribe a las bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México, en cuanto al proceso administrativo, sin embargo, en relación al proceso de selección, se considera de utilidad para otras instituciones de educación superior.

A lo largo de las líneas anteriormente expuestas, se observa cómo la práctica bibliotecaria aporta elementos significativos que se convierten en materia prima para futuros proyectos de colaboración. Se considera que el desarrollo del trabajo esboza elementos suficientes para iniciar, o bien, continuar actividades en ciertas líneas de investigación.

La redefinición de procesos, controles y políticas debe darse en ambos lados de la moneda. En el aspecto bibliotecario hay que considerar que la contratación del acceso a contenidos no es lo mismo que adquirir un ejemplar impreso. El tratamiento a los nuevos contenidos será diferente en forma y fondo. Éstos no requerirán de un número de adquisición; no tendrán que enviarse a encuadernar; no habrá que recorrer estanterías para dar cabida a nuevos ejemplares, y no se intercalarán en un lugar equivocado que impida su oportuna localización.

En torno a los usuarios de estos servicios, también hay cambios: ahora los libros no serán devueltos fuera de la fecha estipulada para su entrega, dado que el préstamo es por horas, y no serán rayados, maltratados o mutilados.

En contraste, se deberá tener responsabilidad en el uso de la información, acatar las facilidades y también las restricciones, habituarse a leer en pantalla y renovar hábitos de estudio. Por último, se estima que este programa piloto de acceso a contenidos digitales, será revelador para la construcción de escenarios de los servicios bibliotecarios de la UNAM en el Siglo XXI.

El 24 de enero de 2002 se anunció que Netlibrary fue adquirida por OCLC (Online Computer Library Center Inc.).Para mayor información al respecto véase la página electrónica: http://132.248.67.111/e-book.htmlArtículo 20 fracción IV del Reglamento General del Sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México.

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Dirección General de Servicios de Cómputo Académico-UNAM
Ciudad Universitaria, México D.F.