La información con aspecto físico deberá reunir documentos tales como planos de los edificios, plantas arquitectónicas con acotaciones, medidas y etiquetas o nombres de cada espacio en el plano. Así mismo se deberá reunir información del tipo de paredes, pisos, techos y de las instalaciones existentes en el edificio (las instalaciones de energía eléctrica, de tierras físicas, de agua, drenaje, aire acondicionado, e incluso de cableado estructurado existente) que puedan influir en el desarrollo del proyecto.

De la misma manera, se obtendrá la información de dónde serán instalados los equipos de cómputo en las áreas de trabajo, la densidad de personal en el área y la movilidad que éste tendrá a lo largo de su estancia en el edificio.

Conocer las aplicaciones que se implementarán en el sistema de comunicaciones, tales como telefonía, datos y video y sus requerimientos serán de vital importancia, ya que permitirá seleccionar características técnicas, de diseño y localización de los equipos y materiales a utilizar.

El aspecto económico implica conocer qué presupuesto estará dispuesto a asignar la empresa al desarrollo del proyecto, conociendo los márgenes máximos aplicables, la disponibilidad de los recursos financieros y las fechas y modos de obtención de los mismos.

El perfil de crecimiento de la empresa permitirá darle al diseño resultante una flexibilidad que permita ajustarlo a los cambios futuros y que éste permita también hacerle agregados para futuras ampliaciones.

Toda esta información se obtendrá del personal de la empresa, consultando a los técnicos para obtener diagramas, planos, esquemas y localizaciones de equipos, instalaciones y conductos; al personal administrativo podrá proporcionar información acerca del crecimiento de los últimos meses, incluso de los últimos 3 años tanto de personal como en las áreas de trabajo, así como del presupuesto planeado y de los tiempos para ejercerlo. Información extra, pero valiosa será identificar en los diagramas de las instalaciones eléctricas, las posibles fuentes EMI (interferencia electro magnética), la existencia de ductería y su ubicación, el cruce con otras instalaciones como las de gas, alta tensión, aire acondicionado, agua y drenaje. Las siguientes son algunas recomendaciones para la obtención de información.

• Solicite la información siempre en formato escrito o electrónico.
• Nunca crea o asuma, siempre verifique.
• Siempre tenga a mano documentos como estándares de cableado o de seguridad.
• En los casos de que no se tenga la información solicite que la generen en el momento
• Verifique que la información recibida sea lo mas actualizada posible