Palabras Clave: sistemas de Información, bases de datos, gestión de la investigación. Internet.

El presente trabajo incluye un caso práctico asociado a la gestión de la investigación, destinado a aprovechar todas las potencialidades que ofrece Internet, para incrementar el trabajo colaborativo y disminuir la burocracia inherente a la gestión de las actividades que se realizan en el ámbito de la investigación. Las metodologías convencionales de diseño y construcción de sistemas se ven afectadas cada vez que se produce un cambio en la plataforma tecnológica. En la actualidad esto está ocurriendo en los sistemas que se desean construir sobre Internet, con acceso a bases de datos. Si bien las fases de concepción y análisis no se ven mayormente afectadas, sí las de diseño y construcción, sobre todo la de diseño. Esta fase, que se limitaba al modelamiento de datos y procesos, ahora debe incorporar el modelamiento presentacional y navegacional, dada la creciente relevancia que tienen la presentación gráfica, los tiempos de respuesta y la facilidad de navegación, cuando los sistemas se encuentran sobre una plataforma web. La metodología empleada recoge extensiones del lenguaje de modelado unificado (UML), orientadas a aplicaciones hipermediales que no son abordadas por las metodologías convencionales asociadas al ciclo de vida .

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En el ámbito de la producción intelectual, en particular de la investigación, los financistas o proveedores de financiamiento suelen encontrarse con un imperfecto mercado de la información con respecto a lo que se está investigando; los resultados de las investigaciones ya realizadas y en curso, y las posibilidades de investigación existentes. En Chile, así como en América Latina en general, el gasto en investigación y desarrollo (I+D) es poco significativo: por debajo del 1% del Producto Interno Bruto (PIB), mientras que los países de mayor desarrollo destinan más del 2% al mismo gasto. Cabe agregar que en los países subdesarrollados el aporte privado al financiamiento de la investigación está por debajo del 50%, recayendo su peso en el financiamiento público.

En cambio, los países desarrollados se caracterizan porque el sector privado es el que más contribuye a financiar la investigación (RICYT, 2002). Por otra parte, a diferencia de los países más desarrollados, en América Latina, y en Chile en particular, los trabajos de investigación se concentran en las universidades, donde se encuentra la gran mayoría de los investigadores y científicos (CONICYT, 2002), siendo escasas las empresas privadas que cuentan con unidades de investigación y desarrollo propias o que subcontraten servicios que demanden personal con capacidades investigativas. Para desarrollar sus actividades los investigadores deben buscar los recursos a los cuales postular; detectar posibles fuentes de financiamiento; identificar problemas no resueltos, susceptibles de ser investigados, y localizar revistas en las cuales publicar los resultados de sus trabajos. Para esto es necesario presentar programas y proyectos de investigación, en formatos y fechas específicos, así como emitir informes de avance y finalización.

Muchas veces los investigadores consideran estas exigencias como ajenas, así como una distracción para su actividad fundamental de investigación. En consecuencia, el problema reside en la existencia de una información imperfecta en el campo de la investigación, que afecta a investigadores, entidades de financiamiento, administradores y autoridades. A las autoridades, en la toma de decisiones para la asignación de fondos a la investigación; a los administradores, en los procesos de ejecución y control presupuestal, relacionados con los programas y proyectos en curso; a los financiadores o financiadores potenciales, en la provisión de fondos para la investigación, y a los investigadores, en su propia tarea. Para enfrentar los desafíos de la creciente competitividad de los mercados, consecuencia y/o causa de la globalización y las nuevas tecnologías comunicacionales e informáticas, se ha planteado la necesidad de modernizar la gestión en la investigación. En tal sentido se están promoviendo políticas para fortalecer los mercados abiertos, sin mayores barreras de entrada y salida para oferentes y demandantes, con una multiplicidad de éstos, con el propósito de que los interesados puedan tener acceso a la información de interés para sus procesos operativos, tácticos y estratégicos.Lo anterior involucra a las instituciones responsables de promover y desarrollar la investigación, por medio de la facilitación del trabajo de colaboración entre sus investigadores, y el acceso al concurso de fondos internos y externos, así como a grupos de investigación internacionales en sus respectivas disciplinas.

El protagonismo de Internet ha incidido en la aparición, en los últimos años, de sitios de universidades, institutos y organismos vinculados a la investigación. Dichos sitios, tanto nacionales como extranjeros, tienen por lo general un carácter esencialmente presencial e informativo con respecto a los investigadores con que disponen y los proyectos implementados, así como sus resultados, sin utilizar sus potencialidades transaccionales y de apoyo a la gestión. A la luz del problema expuesto y las posibilidades que ofrecen actualmente las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, reflejadas en la disponibilidad y el acceso a Internet a bajo costo y altas velocidades, este trabajo propone un sistema de información que satisfaga los requerimientos en los niveles operativo, táctico y estratégico de autoridades institucionales, investigadores y los diferentes actores interesados en el trabajo de investigación y sus resultados, en particular el empresarial y el gubernativo.

El sistema se estructuró de forma tal que incluye una gama de servicios informativos, de utilidad exclusiva para determinados usuarios, en base a su perfil, como ejecutivos, investigadores y visitantes, entre otros, con respecto a programas, proyectos, eventos y productos resultantes de las actividades de investigación desarrolladas. A nivel estratégico se pretende disponer de un conjunto de índicadores de gestión y estadísticas relacionadas con las capacidades de investigación disponibles. Como consecuencia de la implementación del sistema, se espera:

1. Mantener informados a los interesados en los resultados de las investigaciones realizadas, particularmente a quienes son fuentes de posibles proyectos generadores de nuevos empleos y recursos para el entorno institucional.
2. Ampliar la cantidad de servicios institucionales aportados, con la consecuente mayor presencia y reconocimiento por parte del mercado.
3. Intercambiar conocimientos a nivel nacional e internacional, que enriquezcan el bagaje cultural y profesional de los investigadores.

Para que el sistema satisfaga las expectativas planteadas, se consideró esencial su implementación sobre una plataforma Web, razón por la cual se planteó la necesidad de construir un sitio para alojar el sistema de información de gestión de la investigación. Mediante el trabajo desarrollado se pretende potenciar fuertemente las actividades de los investigadores, lo que deberá conducir a un incremento en su productividad. Metodología Actualmente no existe una metodología única para construir sistemas que operen sobre una plataforma Web, haciendo uso de los servicios hipermediales disponibles. Los sistemas existentes sobre dicha plataforma han sido diseñados en base a metodologías ad hoc y sin mayores explicaciones.

Para el presente caso se utilizó la metodología de desarrollo progresivo de software (Pereira, 2001), que tiene como antecedente las metodologías asociadas al ciclo de vida en el desarrollo de sistemas planteados por distintos autores (Martin, 1991), (Kendall, 1997), (Whitten, 1996) (Laudon, 2002). Para la fase de diseño incorpora elementos desarrollados por Koch, en Koch (2000) y Henniker (2001). Este último tiene el mérito de extender las capacidades del Lenguaje de Modelado Unificado (UML) hacia las aplicaciones hipermediales, lo que no es recogido por los enfoques tradicionales vinculados al ciclo de vida de desarrollo.

La metodología utilizada para obtener las especificaciones de diseño, se inicia con un especial énfasis sobre lo imprescindible que es tener claridad acerca de quiénes serán sus usuarios y cuáles sus requerimientos de información. Sólo entonces se puede pensar en disponer de las especificaciones para el diseño de los datos, procesos, interfases y rutas, que permitan la construcción de un sistema de información que satisfaga las expectativas que suelen generarse. En caso contrario, éstas se frustrarían y se entraría en una espiral de incremento en costos y plazos de entrega, así como en la insatisfacción de usuarios y desarrolladores.

A continuación se presentan las etapas de la metodología empleada, que conducen a la obtención de las especificaciones de diseño del sistema. Concepción Corresponde a la fase en que se definen los objetivos del sitio, señalados en el apartado anterior, sus alcances y las audiencias que interesa atender, de acuerdo al conjunto de requerimientos iniciales que se desprenden del problema planteado. Las audiencias que se identificaron, son: Gerencias Superiores; Gerencias de Investigación y Desarrollo; Directores de Unidades Operativas; programas o proyectos en que se realizan los trabajos de investigación; investigadores propiamente como tales, y los visitantes, audiencia definida como la no adscrita a alguna de las otras.

Entre los visitantes de especial relevancia se encuentran quienes aspiran a visualizar posibles soluciones a sus problemas, así como proyectos de su interés. Los alcances o límites del proyecto se enmarcan en el campo de la producción intelectual. Se interrelacionan con subsistemas asociados al campo de la gestión financiera.

En la figura 1 se muestra esto gráficamente. En ella: 1. SGO (Sistema de Gestión de la Organización).

Representa una consolidación al más alto nivel de los diversos subsistemas. Apoya el proceso de decisiones del nivel estratégico, por lo general a través de un conjunto acotado de indicadores cuidadosamente seleccionados; 2. SGP (Subsistema de Gestión de la Producción). Agrupa a los diversos subsistemas de gestión de la producción i (SGP i ) que lo conforman, siendo uno de ellos el Subsistema de Gestión de Investigación; 3. SGF (Subsistema de Gestión Financiera). Agrupa a los subsistemas responsables de gestionar los recursos que demanda el componente productivo de la organización, tales como los de gestión contable-presupuestaria, de recursos humanos, infraestructura, pagos y cobranzas.

En la figura 1, el nodo achurado corresponde con el Sistema de Gestión de Investigación. Análisis A partir del análisis de los objetivos planteados en la etapa anterior, durante esta fase se determinaron los requerimientos de los usuarios: entrevistas y conversaciones con autoridades y usuarios involucrados con el sistema; antecedentes o estudios efectuados con anterioridad; tratamiento que la competencia da a problema similar, y estudio de las restricciones que impone la realidad actual y esperada en el ámbito de los recursos humanos, tecnológicos, económicos y legales, imperantes en el entorno de la organización y en su interior (Browne, 2001). Particularmente interesante es el análisis resultante de las visitas realizadas a sitios de la competencia, con miras a visualizar el tratamiento que da a la utilización de bases de datos; la simplicidad/complejidad de sus sistemas de navegación, o el carácter eminentemente informativo o transaccional que tengan. Los requerimientos de información recogidos se centraron en torno a los proyectos de investigación, los investigadores que participan en ellos, sus resultados en términos de eventos, publicaciones, patentes, servicios o productos generados.

A continuación se mencionan algunas de las consultas que, se consideró, el sistema debe ser capaz de responder: 1. ¿Cuáles son los proyectos de investigación vigentes?, ¿quienes participan en ellos?, ¿cuál es su duración? y ¿qué recursos y de qué magnitud se les han asignado? 2. ¿Cuáles son los proyectos que se encuentran abiertos?, ¿cuáles cerrados?, ¿quiénes participan en ellos?, ¿cuánto tiempo les destinan?, ¿qué se espera de ellos? y ¿cuáles son sus resultados? 3. ¿En qué proyectos y/o programas están involucrados los investigadores?, ¿cuáles son las publicaciones que han generado?, ¿en qué revistas han publicado?, ¿cuáles son sus áreas de interés? y ¿en qué eventos han participado y con qué calidad? Sobre la base de la información recopilada, se determinaron los contenidos del sistema que se propone implementar, especificando sus fronteras -qué debe y no debe hacer-, de modo que se sepa con claridad qué se puede esperar de él, lo que supone un acabado conocimiento de la realidad que se aspira recoger y los eventos que en ella tienen lugar.

La figura 2 muestra los estados identificados para el recurso "proyecto de investigación" y los procesos administrativos asociados en base a la modelación de procesos por regulación (Barros, 1994). Las actividades físicas que producen los cambios de estado, se definieron como sigue: 1. Postulación.

Es la actividad por la cual los proyectos que se formulan son registrados como postulantes a los distintos fondos en concurso disponibles;

2. Evaluación. Es el conjunto de actividades a través de las cuales los proyectos son revisados técnica y financieramente para su aprobación o rechazo;
3. Oficialización. Es la actividad que se realiza sobre los proyectos aprobados para ser oficializados, a fin de que se les asignen los recursos que su ejecución demanda;
4. Ejecución. Es el conjunto de actividades asociadas al desarrollo del proyecto, en base a lo comprometido al postular, con la aprobación de la instancia que evalúa;
5. Cierre. Es la actividad correspondiente a la "rendición de cuentas" y la presentación del informe final de los proyectos, conteniendo los logros y los resultados alcanzados.

Las tareas administrativas, asociadas a las actividades físicas identificadas, son:
1. Gestión de investigadores. Es el conjunto de actividades tendientes a informar a los investigadores sobre la oferta de los fondos y sus características, además de monitorear la demanda en los proyectos postulados por los mismos investigadores;
2. Gestión de postulación. Es el conjunto de actividades para verificar el cumplimiento de las normas y los requisitos formales exigidos a los proyectos, según los fondos a los que postulan, de acuerdo a lo establecido por los fondos propiamente como tales y la Gerencia de Investigación y Desarrollo;
3. Gestión de evaluación. Es el conjunto de actividades responsables de registrar y monitorear la evaluación de los proyectos postulados. Como resultado de la evaluación, se tendrán proyectos aprobados y rechazados;
4. Gestión de oficialización. Es el conjunto de actividades asociadas a la apertura de un proyecto aprobado, que propicie la disponibilidad de los recursos especificados;
5. Gestión de ejecución. Es el conjunto de actividades tendientes a respaldar el cumplimiento de los compromisos convenidos por los investigadores, en particular la generación de los informes de avance;
6. Gestión de cierre. Es el conjunto de actividades relacionadas con la entrega de los informes finales, por parte de los investigadores responsables de los proyectos;
7. Gestión de resultados. Es el conjunto de actividades respecto al seguimiento de los resultados emanados de los proyectos, sean éstos publicaciones, eventos, productos y servicios, entre otros, de acuerdo a lo establecido en cada proyecto.

Modelar los procesos con base en los estados del elemento que se está regulando, permitió generar tantos subsistemas como cambios de estado se hayan identificado, más un subsistema de gestión de las entradas y otro de gestión de las salidas, como se puede observar en la figura 2. Diseño La etapa de diseño incluye la acción de modelar datos, procesos, navegación e interfaz, que satisfaga las especificaciones de los requerimientos surgidos en las fases anteriores. El modelar datos debe reflejar el contenido de las bases de éstos, generadas a partir de las especificaciones de los requerimientos de información planteados.

En la figura 3 se presenta una versión simplificada del modelo conceptual que emerge de ellos. Modelar los procesos se relaciona con los asociados a la carga y actualización de las bases de datos, así como a aquellos que permitan satisfacer las consultas y la emisión de informes solicitados. Siguiendo a Barros (1994), los procesos se clasificaron como de custodia o mantenimiento de todas las tablas implicadas, y fundamentales, destinados a satisfacer las consultas propiamente como tales.

Para tales efectos el sistema se constituyó a partir de tres módulos: 1. Módulo de administración. En este módulo se actualiza el estado de las postulaciones de los proyectos a los distintos fondos; se informa con respecto al estado en que se encuentra una postulación en particular, y se registra y mantiene información actualizada de los investigadores participantes en los proyectos;
2. Módulo de investigación. Se ingresan las postulaciones a los fondos disponibles, y se registran las actividades y resultados que surgen de los trabajos desarrollados por los investigadores;
3. Módulo público. Se despliega toda la información asociada a la investigación desarrollada, que sea de interés público. La navegación está referida al grafo de acceso, asociado a la segmentación de contenidos del sitio y a una lógica definida por los intereses de las audiencias especificadas, en cuanto a la accesibilidad a las páginas que conforman el sitio.

La simbología utilizada en la figura 4 se basó en la propuesta de Koch (2000). La interfaz incluye los aspectos gráficos de presentación, capaces de proyectar una imagen deseada y atraer la atención de las audiencias.

Conclusiones

El "valor agregado" del trabajo se concentra en la aplicación desarrollada, antes que en la metodología empleada. En ésta se distinguen 4 fases, empleándose en cada una de ellas una metodología en particular. Para comprender y capturar la realidad que interesaba recoger, se utilizó el modelamiento propuesto por Barros, cuya principal dificultad reside en identificar el recurso a regular y los estados en que éste se puede encontrar, en virtud de las transformaciones que los sucesivos procesos producen. Este esquema ya ha sido utilizado por uno de los autores en trabajos anteriores (Schmal, 1999) (Schmal, 2000).

En cuanto a la aplicación, a la fecha no se han encontrado instituciones relacionadas con la problemática de la investigación, que dispongan de un sistema de apoyo a su gestión con las características reseñadas, especialmente relevante para instituciones con financiamiento público, las cuales deben caracterizarse por la transparencia, difusión y acceso a la información disponible. Como resultado de la fase de diseño, se obtuvieron las especificaciones de las bases de datos a las que se pretende tener acceso, de la matriz de contenidos y las características de diseño que deben poseer las páginas.

Con estas especificaciones se construyeron físicamente las bases de datos y el prototipo de la aplicación, que incluye la arquitectura de información del sitio y las interfaces establecidas durante la etapa de diseño. El prototipo fue sometido a un proceso de pruebas, con usuarios escogidos al azar en cada una de las audiencias definidas, lo que permitió corregir errores, revisar detalles y recoger observaciones, que están siendo incorporadas en la construcción del producto final. Para el desarrollo de los procedimientos almacenados, se utilizó el PL/SQL de Oracle Application Server, herramienta orientada a la construcción de aplicaciones Web dinámicas, con acceso a bases de datos Oracle. Luego del periodo de prueba, el prototipo se encuentra en la fase de transformación, en un producto de software, que opere sobre una plataforma Web.

Esta transformación está siendo realizada en una institución interesada en potenciar el trabajo de investigación que se desarrolla en sus laboratorios, a partir de las capacidades de sus investigadores y la satisfacción de los requerimientos de sus demandantes. Las pruebas realizadas con los investigadores han generado altas expectativas, en particular las vinculadas con la posibilidad de postular directamente sus proyectos en el sitio Web, sin necesidad de remitir formularios a oficinas administrativas; conocer el estado en que se encuentran los proyectos postulados; registrar los resultados de sus investigaciones, y que éstos se encuentren disponibles sin mediar la emisión de informes escritos.

Especial énfasis se ha puesto en aspectos físicos, vinculados a la importancia de que las páginas sean lo menos pesadas posible, con miras a facilitar su descarga a los usuarios. No menos relevantes son las tareas futuras, en particular la difusión del sitio, su mantenimiento y su utilización por parte de quienes financian o son potenciales financistas de trabajos de investigación.

En consecuencia, el éxito del producto que se está desarrollando, no viene dado sólo por su capacidad para dar a conocer lo que los investigadores realizan, sino porque efectivamente el mercado al cual apunta los conozca y sepa lo que realizan. En virtud de ello se generarían los contactos y/o transacciones que se pretenden.

Bibliografía

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